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Catégorie : Bureautique

Comment passer du dossier papier au dossier numérique sans perdre son temps
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Extraits choisis à propos d'une conversation sur Point G, d'un médecin qui veut passer de la gestion de ses anciens dossiers patients aux dossiers informatiques...

> la gestion des anciens dossiers est lourde++
  • Le plus simple est de laisser tomber les anciens dossiers, et de ne gérer que les nouveaux ...

> la gestion du courrier qui rentre chaque jour est lourde++++

Non,

  • Il te faut un Scan Rapide Recto Verso de type Fujitsu (500 euros)
  • Tout ce qui rentre est scanné en temps réel, tu ouvres , tu lis, tu scannes, tu jettes (ça fait gagner du temps+++)

Ensuite pour retrouver tes dossiers tu as 2 solutions :

[su_spoiler_fleche title="1- Solution légère, rapide et intelligente de Jean Jacques (Fraslin pour les intimes) = 'Google Desktop Search' "]

  1. Tous tes PDF doivent être indexés en mode OCR (tous les scanners modernes font ça)
  2. Tu installes Google Desktop
    1. Tu paramètres en désignant les dossiers à indexer
    2. et en ciblant uniquement le disque dur (pas le Web)
    3. Tu laisses mouliner le moteur pendant 24 heures (constitution des tables d'index)
  3. Tu vois ton patient :
    1. Tu tapes 2 fois la Touche CTRL :
    2. une boite de saisie s'ouvre
    3. Tu tapes tout ou partie du Nom du patient ou n'importe quoi qui le concerne ...
    4. Le moindre petit fichier qui cite ce que tu as tapé est pointé avec la puissance du Google Search Engine

[/su_spoiler_fleche]

[su_spoiler_fleche title="2- Solution lourde mais confortable de classement de BlueGYN = 'CréDOS' "]

  1. Tu crées un dossier Windows pour chaque patient à son nom,
  2. et tu ranges tout son courrier en temps réel dans ce dossier
  • Le pb c'est la création automatique du dossier,
  • Le projet CréDOS est fait pour ça

Credos

Avec en particulier ce programme

Crédos DOC 18.2

  1. Tu ouvres le programme Crédos
  2. Tu déposes ton PDF scanné
  3. Tu lui donnes un nom
  4. Tu enregistres
  5. Le dossier est automatique pointé ou créé au nom du patient
  6. Le fichier est rangé

L'intérêt est que, comme tout ce qui concerne 1 patient est rangé dans 1 dossier, il suffit de zipper le dossier pour lui transmettre tous les documents qui me concerne (et la tu gagnes un temps fou)

[/su_spoiler_fleche]

> sortir et ranger les dossiers chaque jour est lourd avec les risques d erreur de rangement

Oui et non

  1. Tu sors ton dossier papier (une seule fois)
  2. Tu lis uniquement les renseignements qui t'intéressent pour remplir le nouveau dossier (on rappelle que tout programme médical moderne doit pouvoir créer automatiquement en moins de 3 secondes un dossier patient à partir de la carte vitale)
  3. Tu prends la totalité du dossier papier, que tu places dans ton scanner (en 5 secondes il numérise tes 50 pages en recto verso)
  4. Tu déposes ce scan PDF :
    1. soit dans ton programme médical (tout logiciel médical moderne doit accepter les fichiers déposés par drag and drop)+++
    2. soit dans un dossier windows à son nom facile à retenir (voir ci dessus CREDOS)++ (méthode ordonnée façon BlueGYN)
    3. soit en vrac dans un dossier quelconque que tu pointes dans Google Desktop+ (méthode sauvage de type JJF)
  5. Tu détruis le dossier patient qui t'encombre (puisque tu as sa photocopie numérique) il ne te sert plus à rien
    1. Ce qui règle automatiquement le problème du classement => vertical = Poubelle.
    2. Donc tu investis dans un destructeur de document puissant

[su_note_shadow]

Au total il te faut 2 machines, 2 programmes et 1 seule condition

2 machines :

  1. Scanner de masse (dit scanner de document) dominé par les marchés Fujitsu et Canon (compter 500 euros)
  2. Destructeur de documents rapide et puissant en bandes fines (200 euros)

2 programmes :

  1. Le système d'exploitation (WIN ou OS ou UX)
  2. Google Desktop Search Engine ou Crédos (je ne sais pas s'il existe sous macux?)

1 seule condition nécessaire et suffisante :

  • l'envie de faire ![/su_note_shadow]

Renforcer la sécurité de son système d’information en 42 mesures
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  • Ecran noir,
    • Compte bloqué
      • Entreprise paralysée, d'accord ...

Mais on on oublie de dire qu'à un moment donné, il y pourrait y avoir eu un idiot bête dans un service, qui quelque  part, aurait  cliqué sur une pièce jointe débile, sur son ordi de boulot au lieu de bosser ...

Renforcer la sécurité de son système d’information en 42 mesures

Extraits

[su_note_3d color="#908e8e"]

La messagerie est le principal vecteur d’infection du poste de travail, qu’il s’agisse de l’ouverture de pièces jointes contenant un code malveillant ou du clic malencontreux sur un lien redirigeant vers un site lui-même malveillant.

Les utilisateurs doivent être particulièrement sensibilisés à ce sujet : l’expéditeur est-il connu ? Une information de sa part est-elle attendue ? Le lien proposé est-il cohérent avec le sujet évoqué ? En cas de doute, une vérification de l’authenticité du message par un autre canal (téléphone, SMS, etc.) est nécessaire.

Pour se prémunir d’escroqueries (ex : demande de virement frauduleux émanant vraisemblablement d’un dirigeant), des mesures organisationnelles doivent être appliquées strictement.

Par ailleurs, la redirection de messages professionnels vers une messagerie personnelle est à proscrire car cela constitue une fuite irrémédiable d’infor - mations de l’entité. Si nécessaire des moyens maîtrisés et sécurisés pour l’accès distant à la messagerie professionnelle doivent être proposés.

[/su_note_3d] [su_note_3d color="#cbf035"]Il convient notamment de proscrire le branchement de clés USB inconnues (ramassées dans un lieu public par exemple) et de limiter au maximum celui de clés non maîtrisées (dont on connait la provenance mais pas l’intégrité) sur le système d’information à moins, dans ce dernier cas, de faire inspecter leur contenu par l’antivirus du poste de travail[/su_note_3d]

 

Comment Créer sa Foire aux Questions sous Wordpress ?
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"Une FAQ bien faite peut rendre service aux patientes."

Le deal c'est créer une "FAQ", (foire aux questions) c'est à dire une banque de réponses à des questions courantes au cabinet,
Mais sans y passer 3 plombes.

L’écueil serait de faire un site académique, genre "fac de médecine en pire" "MY FAQ IS NOT A FAC!"
Il y a d'excellents sites de référence, avec les toubibs bien plus compétents que nous pour ça, dont celui de notre camarade Christian :
http://gynecole.com/

L'idée est donc puisque je réponds facilement à mes patientes par EMAIL, et que cette réponse "médecin/patient" est vraiment "authentique" car personnalisée,

de ne pas gâcher le temps passé, et d'en faire profiter la communauté, en l'anonymisant
Et de la mettre en coffre par un simple copié collé automatique vers le BLOG
et avec l'arrière pensée d'un retour sur investissement en capital temps genre :

"Avant de poser votre question, vérifiez que la réponse n'est pas déjà dans la FAQ."

Le copié collé on sait faire, c'est l'automatique qui nous intéresse !!!

L'article cité en référence (entièrement réalisé avec WordPress et diverses extensions fort sympathiques  ***) récapitule 2 méthodes dite de "Post By Mail" :

  1. - la méthode Facebook (avec JetPack) pour les nuls (facile mais un peu trop ouverte)
  2. - la méthode Pro (recommandée) pour les toubibs exigeants

Lire l'Article

Comment prendre des notes sur une tablette ?
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Comment prendre des notes sur une tablette ?

  • État des lieux fin janvier 2016,

La mission :

Trouver une tablette au format Pocket (8 pouces) pour remplacer le bloc-notes de tous les jours et prendre des notes à la volée, sans déranger son voisin.

Réalisation :

- 2 conditions pour réaliser cette mission :

  1. Une tablette
  2. Un logiciel de reconnaissance d’écriture manuscrite

La tablette :

  • Il nous faut bien sur une tablette "tactile", mais toutes les tablettes sont actuellement tactiles
    1. Le format 5-6 pouces (SmartPhone) peut convenir pour les notes, mais il est un peu petit pour les dessins
    2. Le format 10-12 pouces (Laptop classique) est trop grand (et pas assez discret) pour tenir dans la poche
    3. On retient donc les formats 7 ou 8 pouces (Liseuse) soit 1/2 page A4.
  • La référence 2012 était le Samsung Galaxy Note, mais il est cher, et surtout ne se fait plus (On trouve des occases à moins de 200 euros)
  • On conseille de se rabattre sur les "MiniConsoles de Jeu", car elle sont puissantes, réactives, avec un écran hyper sensible et leur démocratisation fait fortement chuter leur prix.
  • J'ai choisis (surtout en raison d'une promotion "ACER ICONIA ONE", à un peu plus de 100 euros

  • Mais nous verrons plus loin, que n'importe quelle tablette 8 pouces récente fait l'affaire, puisque la reconnaissance manuscrite et la fonction "Note" dépend plus du logiciel que du matériel...

La reconnaissance :

- Il y a globalement 3 méthodes pour prendre des notes :

  1. Le Typing
  2. Le Voicing
  3. Le Writing

http://images.google.fr/imgres?imgurl=http://www.howtogeek.com/wp-content/uploads/2013/10/650x300xtyping-on-android-keyboard.jpg.pagespeed.gp%2Bjp%2Bjw%2Bpj%2Bjs%2Brj%2Brp%2Brw%2Bri%2Bcp%2Bmd.ic.cq3VSj0i37.jpg&imgrefurl=http://www.howtogeek.com/174460/5-android-keyboard-replacements-to-help-you-type-faster/&h=300&w=650&tbnid=1ouZglV03RTGaM:&tbnh=90&tbnw=195&docid=koai-b6lVHvboM&usg=__jD-PzgMUsYcWk9_hIrWfdLbOA6c=&sa=X&ved=0ahUKEwj5qYa68tPKAhXDPxQKHcEdBbAQ9QEIJDAB

1- Le typing (clavier) est la méthode par défaut, la préférée des ados, qui naissent actuellement, selon le principe d’adaptation Darwinienne avec des pouces hypertrophiques 🙂

 

voice-control-606-51963132- Le Voicing (dictée), est idéal pour la rédaction de longs documents bien formatés. Qui tend de plus en plus à remplacer, car bien plus efficace et beaucoup moins cher, la secrétaire ...)

 

writing3- Le Writing ici "HandWriting" (écriture manuscrite) est la méthode recherchée, qui consiste à écrire sur sa tablette à la volée, comme on écrit sur une feuille.

 

 

Il y a 2 types de logiciels d'écriture manuscrite :

  1. john_smithCelui qui enregistre l'écriture en mode "points" comme un dessin : Il retranscrit exactement ce qui est dessiné sans lui donner aucun sens. Son avantage est qu'il permet de rajouter à ses notes des schémas et des dessins.
  2. john_smith2Celui qui enregistre l'écriture en mode "texte" :  et qui traduit donc  chaque lettre dessinée en un caractère, et qui tente de reconstruire chaque mot en quelque chose de signifiant (ce qui va donc bien plus loin que la seule reconnaissance des lettres) Une lettre "mal écrite" peut être difficile à lire en tant que lettre, mais très facile à reconnaitre par le moteur d’intelligence artificielle, dans un mot.

Prise de Notes manuscrites en mode dessin :

  • L'ICONIA ONE est livré avec la suite "Iconia" qui comporte EZ-NOTE, un classeur auquel on peut rajouter des dossiers, dans les quels ont peut rajouter des notes manuscrites.
    • Ez-Note c'est un logiciel de dessin à main levée avec des fonctions rudimentaires dédiées à l'écriture
  • dessin_sonyÉquivalent Gratuit :  On retrouve dans le magasin Android (Google Store/Play) l'excellent et très bien noté programme "Dessin" par SONY, (mais chacun aura sans doute son favori pour sketcher gratos)

Prise de Notes manuscrites en mode texte :

  • C'est ça le truc, dessiner sur la tablette, avec un programme qui traduit tout ce qu'on écrit en mots, en lignes et en texte bien propret ...

Vous en avez rêvé, GOOGLE l’a fait !

  • Google c'est ANDROID, le moteur de la plupart des Tablettes,
  • Google contrairement au Dinosaure Microsoft, c'est une équipe jeune et inventive, avec un mot d'ordre clair :
    • "Simple, Gratuit, Efficace"
  • On a tous sur nos tablettes, le google play, le clavier google (cf Typing/Voicing) le google translate, maps, earth  etc ...
Essayez donc le Google HandWriting (google écriture)

google_handwriting

  1. Téléchargement
  2. Installation des fichiers de langues
  3. Activation
  4. Choix du mode de saisie par défaut
  • Dans toutes nos applications, le clavier a maintenant disparu, remplacé par john_smith2une zone d'écriture et de reconnaissance manuscrite (comme dans le Palm-Grafiti des années 90 - mais avec 20 ans de progrès en intelligence artificielle) ... bluffant !

 

  • google_docs_logo_and_iconVous couplez ça au "Google Docs", et vous avez votre prise de notes en temps réel, directement enregistrée dans le Nuage (Google Drive)
  • Vous rentrez chez vous, même pas besoin d’ouvrir la tablette, vos notes sont sur votre PC
  • Une diapo à insérer dans le texte, vous faite Insérer Photo ... clic clac c'est dans la boite
  • Un dessin à main levée à rajouter, vous prenez votre logiciel de dessin, et avec 3 doigts le logicel ICONIA EZ-Capture photographie l'écran qu'il n'y a plus qu'à insérer dans le Google DOCS
  • Vous voulez partager vos notes avec votre collègues, vous cliquez sur "DOCS/Partage", ces annotations seront les vôtres ...

Pour les jeunes, ça c'est du "basique de chez basique". Mais pour nouzotres les vieuchs, qui avons connu le DOS 3.2 avec sa ligne de commande et son curseur clignotant sur fond noir..., c'est un émerveillement !

EN CONCLUSION :

  • Pour prendre des notes manuscrites,
    • ce qui compte le plus c’est le logiciel

(On peut déjà le tester sur son smartphone)

  • Matériel : Toute tablette 8 pouces récente.
  • Logiciel : Google Handwriting.

Q: Investir dans un stylo dédié ?

  • Chez ACER le stylet capacitatif (Le Stylus Acer Fine Writing ) fait 30 euros ... pour l'écriture sans fioriture l'ongle du pouce suffit ... !

Bonus :
- Essayez donc le Google Gesture Search. Plus besoin de chercher un programme on dessine son nom,
- Par exemple : on dessine un M + un  E qui nous ouvrent le Mémobs ...